Puedes usar Zoom para hablar con un amigo o para hablar con cientos. La forma de crear una reunión es igual para cualquier ocasión. Es muy sencillo. Partimos de la base de que ya has descargado Zoom y lo tienes instalado en tu PC o Mac. Si es así sigue estos pasos.

1. Inicia tu sesión.

Utiliza el usuario y contraseña con los que te registraste en Zoom para iniciar la sesión. Recuerda que si tu cuenta es gratuita, esta reunión tendrá un límite de 40 minutos. Si lo has hecho con tus credenciales de Google, puedes darle al botón de «Iniciar sesión con Google«.

2. Crea una nueva reunión rápida.

Debes darle al primer botón que aparece arriba a la izquierda que creará directamente una reunión. Si prefieres configurar algunas cositas antes de crearla este no es el lugar para hacerlo, sino en la pestaña «Reuniones«, donde podrás crear reuniones programadas y establecer tus propios IDs y contraseñas. Vemos en detalle esta sección más abajo.

3. Invita a otras personas a tu reunión.

Los demás participantes pueden acceder a tu reunión a través de un ID y una Contraseña que Zoom ha generado automáticamente. Para poder enviarla debes hacer lo siguiente:

Pulsa en el botón «Participantes» para ver la lista que se despliega a la derecha de tu pantalla con los usuarios conectados (ahora mismo solo estás tu). Y verás que en la parte inferior aparecen varios botones, uno de ellos es «Invitar«. Púlsalo y aparecerá la siguiente ventana:

Aquí le debes dar al botón «Copiar invitación«. Este botón copia al portapapeles de tu equipo la invitación completa (el enlace de acceso directo, el ID y la contraseña, los datos de acceso telefónico, etc.). Ahora puedes pegar esos datos en WhatsApp, en un email, o donde quieras. Así tus podrán conectarse a tu reunión.

Crear una reunión programada

Si prefieres personalizar algunas de las opciones de tu reunión puedes crear una reunión programada (aunque no la programes). Para hacerlo debes acceder a la pestaña «Reuniones» que tienes arriba y luego pulsar en el botón «+» que aparece en la parte superior izquierda. Hecho esto aparecerá la ventana donde puedes parametrizar tu reunión:

Explicamos algunas de las opciones que te ofrece esta pantalla:

• Tema. No requiere mucha explicación, es un título que le pones a tu reunión, por ejemplo: «Reunión de Contabilidad».
• Fecha y Hora. Aquí puedes establecer una fecha concreta o activar la casilla «Reunión recurrente». Esta casilla te permite crear la reunión con la configuración que has hecho y guardarla para usarla cuando te plazca, tantas veces como necesites. Esto es especialmente últil si tus reuniones se repiten con cierta frecuencia y no quieres estar cambiando contraseñas de acceso ni IDs.
• ID de la reunión. Puedes elegir que el programa genere uno de forma automática o utilizar el ID personal de la cuenta.
• Seguridad. La contraseña de la reunión.
• Sala de espera. Esta función permite que haya participantes dentro de la reunión y otros aguarden hasta que el anfitrión les de permiso para entrar. El participante verá un mensaje en su pantalla indicándole que el anfitrión debe aceptar su acceso.
• Video y calendario. Obvio.
• Opciones avanzadas:
  • Habilitar entrar antes que el anfitrión. Permite que un usuario pueda acceder a una reunión aunque el anfitrión aún no haya iniciado la sesión. Puede ser útil si el anfitrión se demora o si no puede estar presente en una reunión.
  • Silenciar a los participantes al entrar. Los usuarios entran con el micrófono apagado.
  • Grabar la reunión de manera automática en el ordenador local. Esta opción genera un archivo mp4 con la grabación de la reunión (audio y video), otro m4a con el audio y una lista multimedia m3u. Al finalizar la reunión Zoom compilará estos archivos y los guardará en la carpeta definida, por defecto es en Documentos/Zoom. Zoom abrirá la carpeta contenedora al finalizar.