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Reuniones grandes (+50) en Zoom ¿cómo gestionarlas?

Escrito por Miguel Ángel G. P.

IT Manager Más de 15 años de experiencia en informática corporativa. Experto en Apple, sistemas, redes, nube, virtualización, diseño web...
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Probablemente ya has descubierto la potencia de Zoom con reuniones comedidas, con 10 o 15 participantes, con la familia, los amigos, reuniones de trabajo, etc… Pero si te surge la necesidad de hacer reuniones mucho más grandes, con 50, 70, 100 o hasta 500 participantes, que sepas que no será un caos, sino que Zoom está a la altura y se comporta muy bien en este tipo de reuniones también. Lo que sucede es que no es fácil gestionarlo si la reunión tiene distintos ponentes, entrevistas, se comparten videos o imágenes, etc.

En Zoomeros.es llevamos 1 año usando Zoom casi a diario de forma intensiva y la media de asistencia de nuestras reuniones es de unos 105 – 125 asistentes. Aquí te contamos nuestra experiencia para gestionarlo de la mejor manera.

Cámaras abiertas o cámaras cerradas

Una de las primeras lecciones que aprendimos es que las cámaras cerradas tienen más ventajas que mantenerlas abiertas ¿por qué?

Cuando los asistentes tienen que participar lanzando sus comentarios o plantear sus preguntas alguien pudiera pensar que es fácil para el ponente dar paso a alguien que ha levantado su mano físicamente. Pero cuando hay muchos participantes esta tarea es muy compleja y se pierde mucho tiempo.

Los ordenadores más potentes pueden visualizar en una sola pantalla hasta 49 usuarios (esto se amplió recientemente), pero si hay más empiezan a paginarse los usuarios. Eso implicaría que el ponente tiene que revisar muchas cámaras en varias páginas para buscar a los que tienen la mano levantada. Eso sin tener en cuenta que los que estaban en páginas anteriores han podido bajarla u otros nuevos subirla… en fin, un pequeño caos y una pérdida de tiempo enorme.

Con las cámaras apagadas conseguimos evitar distracciones, incluso “accidentes” inesperados.

Aquí es donde cobra mucha importancia la función de “Levantar la mano” de Zoom. Esta función permite que cada usuario pueda encender una manita azul fácilmente visible para el ponente junto a su nombre. El ponente tiene a la vista la lista de participantes en la que Zoom coloca automáticamente arriba del todo a los usuarios que han levantado su mano. Mucho más fácil, rápido y sencillo para el coanfitrión que tiene que abrirle el micro al que quiere comentar.

Anfitriones y coanfitriones

En nuestra reuniones siempre hay un anfitrión técnico. Este se encarga de controlar el acceso y de asignar permisos a los coanfitriones. Y estos,  los coanfitriones son la clave .

Con la experiencia hemos descubierto que si una sola persona gestiona toda la parte técnica (asignar coanfitriones, aceptar participantes, destacar a un participante u otro, compartir multimedia, abrir o cerrar los micros de los participantes, y mucho más… ) no se puede beneficiar del contenido de la reunión, o al menos no puede prestar toda la atención que debería. Así que decidimos nombrar varios coanfitriones que se encarguen de varias funciones cada uno.

De hecho, estos van rotando en las sucesivas reuniones, y así no se carga demasiado a los mismos siempre. Con la ventaja de que más personas aprenden a utilizar de forma profesional Zoom.

Participación de los asistentes

En nuestras reuniones hay varios ponentes, a veces más de 10. Eso exige que los coanfitriones se tengan que preocupar de que activen su cámara y micrófono a tiempo, destacar su video para los demás, mantener silenciados a los demás mientras él expone su tema, etc. Además, en ciertas ocasiones hay rondas de preguntas. Todo esto se gestiona de forma ordenada y eficaz de la siguiente forma:

Comentarios

lista de participantes con la mano levantada

Lista de participantes de Zoom con la mano levantada para participar en la reunión.

Los participantes (que mantienen sus cámara apagada como ya hemos dicho) activan una manita azul junto a su nombre para indicar al ponente que quieren comentar. Cuando el ponente dice que quiere dar la palabra a tal persona que ha levantado la mano, uno de los anfitriones técnicos le da al botón de “solicitar activar el sonido” a esa persona. Ese participante debe activar un botón que le ha aparecido en pantalla que le permite activar el micrófono para que se le escuche. Una vez que ha finalizado su comentario el anfitrión técnico le silencia el micrófono si no lo ha hecho él.

Puede parecer un proceso complejo pero es mucho más largo y tedioso explicarlo que hacerlo. De hecho este método permite encadenar muchos comentarios diferentes en pocos minutos gracias a la colaboración tanto de los anfitriones como de los participantes de la reunión que ya están habituados a activar su micrófono cada vez que se les asigna un comentario.

Permisos de audio
Zoom ofrece una opción que puede activar cualquier coanfitrión en la que puede permitir que cada usuario active o desactive su micrófono a voluntad.

En nuestro caso desactivamos esta opción por seguridad porque a veces algunos usuarios menos experimentados pueden activar sus micrófonos y desviar la atención de los demás participantes.  Pero si el tipo de reunión que usted va a celebrar permite activar esta opción le va a ahorrar mucho trabajo a los  coanfitriones,  incluso puede que sea posible prescindir de alguno de ellos.

Ponentes

Lo habitual en cada reunión es que haya varios ponentes incluso a veces más de 10 o 15.  Uno de los coanfitriones es el que se encarga de solicitarles que active su cámara web antes de que les toque hablar y activar su micrófono. 

pantalla de zoom con un ponente y gestiójn de los destacados

Un participante está destacado para los participantes y se va a reemplazar el destacado por otro ponente.

Zoom tiene activada por defecto una función en la que detecta el sonido del micrófono de los participantes y destaca el vídeo para todos los demás. De esta manera todos los participantes están viendo siempre a la persona que está hablando.

Esto puede ser útil cuando solo habla una persona solo y todos los demás tienen sus micrófonos silenciados o se mantienen en absoluto silencio,  pero basta con que alguno de ellos tosa o haga cualquier tipo de ruido para que Zoom desvíe la atención a ese usuario y se deje de ver en pantalla a el ponente que está participando en ese momento aunque se le siga escuchando.

Para evitar este problema nuestra experiencia nos ha enseñado a utilizar una de las mejores herramientas que tiene Zoom que es utilizar los  usuarios destacados o participantes destacados  (anteriormente se conocía cómo spotlight).  Ahora Zoom permite agregar un participante como destacado para todos los usuarios,  eso quiere decir que aunque haya otros usuarios o participantes que activen sus micrófonos y Zoom intérprete que ese usuario quiere hablar o está hablando no se va a destacar ese usuario en la pantalla de los demás participantes sino que va a seguir destacando al que manualmente le hemos dicho que queremos destacar.

Además nos permite agregar más destacados eso quiere decir que podemos agregar varios destacados y Zoom si va a destacar aquel que esté hablando en ese momento pero solo si está dentro de los que hemos destacado manualmente.

Cuando se trata de una ponencia individual y solo queremos tener a un destacado en pantalla y sustituirlo por el siguiente cuando termine la ponencia el primero y comience su ponencia el segundo, podemos utilizar la función de reemplazar destacado.

Esta es nuestra experiencia. No tiene por qué ser la mejor manera de celebrar reuniones grandes para todos los casos. Pero esperamos que sean útiles estos tips para tomar las decisiones adecuadas al gestionar reuniones grandes con Zoom. Puede plantear sus dudas y sugerencias en los comentarios, que contestaremos con mucho gusto.

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