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Todo lo que necesitas saber sobre las salas para grupos pequeños de Zoom

Escrito por Miguel Ángel G. P.

IT Manager Más de 15 años de experiencia en informática corporativa. Experto en Apple, sistemas, redes, nube, virtualización, diseño web...
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La capacidad de auto-selección de una sala de para un grupo está ahora disponible, permitiendo a los participantes moverse libremente entre las habitaciones.
La división en grupos para discusiones más pequeñas y enfocadas es un sello distintivo de la experiencia de las reuniones en persona, y con la función de Salas de Reuniones de Zoom, puedes traer esa misma estructura dinámica de reuniones al espacio digital.

Las salas para grupos pequeños es una de las características más populares en Zoom Meetings, y están constantemente añadiendo funciones para proporcionar la mejor experiencia a los usuarios. Recientemente han añadido la opción de que los participantes de la reunión seleccionen por sí mismos a qué sala de video para reuniones les gustaría unirse.

Anteriormente, el anfitrión de la reunión tenía que asignar un participante a una sala de descanso. Ahora, cuando el anfitrión habilita la opción de autoselección de salas para grupos (y cuando el anfitrión y los participantes están en el Zoom 5.3.0 o superior), los participantes pueden moverse libremente entre las salas para grupos sin necesidad de la ayuda del anfitrión.

Esta es sólo una de las últimas y mejores actualizaciones de las Salas para grupos de Zoom. Hay un montón de otras capacidades realmente geniales incorporadas en esta poderosa característica de colaboración. Para que te familiarices con las salas para grupos, aquí tienes todo lo que necesitas saber para usarlas con éxito en tu próxima clase o reunión de Zoom.

Habilitar las salas de grupos en su cuenta

El zoom nativo le permite crear hasta 50 sesiones separadas para una colaboración estrecha y una discusión en pequeños grupos.

Ve a zoom.us, inicia sesión en tu cuenta utilizando tus credenciales de Zoom y navega a la Configuración de tu cuenta. En configuración de Reunión (Avanzado), puedes habilitar la función de sala de reuniones. Una vez habilitada, puedes crear salas para grupos durante las reuniones haciendo clic en el icono “Salas para grupos” que aparece en la parte inferior derecha de la barra de herramientas. Si no puede acceder a la opción de habilitar las salas para grupos, póngase en contacto con el administrador del sistema y solicite que la habilite.

Asignación previa de salas de grupos durante la programación

Al anfitrión de la reunión se le puede permitir que asigne previamente salas de grupo cuando programe una reunión. Esta opción es genial para los anfitriones que ya saben cómo quieren agrupar a sus participantes.

Para programar una reunión con salas para grupos:

  1. Asegúrese de que la opción “Permitir que el anfitrión asigne participantes a las salas para grupos cuando se programe” esté activada.
  2. Cuando programe una nueva reunión, vaya a Opciones de la reunión y active la opción “Asignación previa de salas para grupos”.
  3. A continuación, puede seleccionar “Crear salas” para configurar las salas y asignar los participantes manualmente mediante su dirección de correo electrónico o “Importar desde CSV”, que le proporciona una plantilla CSV a la que puede agregar las salas para grupos y los participantes.
  4. ¿Quiere ponerle un título a cada sala para grupos? Haga clic en la sala para grupos que prefieras y luego en el icono del lápiz, que le permitirá cambiar el nombre de la sala.
  5. Una vez que haya creado las salas para grupos y asignado los participantes, haga clic en Guardar antes de continuar con la programación de la reunión.

Crear salas de grupos dentro de una reunión

En la barra de herramientas de la reunión, el anfitrión o el coanfitrión pueden hacer clic en el icono de Sección de grupos:

Accederá a las siguientes opciones para configurarla:

  • Creación automática o manual de salas – La creación automática de salas creará sus salas para grupos de forma automática, colocando a los participantes en salas al azar o colocándolos en sus salas previamente asignadas. La creación manual de salas le permitirá crear cada sala y asignar los participantes a cada sala individualmente.
  • Mover participantes – Para mover a un participante, simplemente seleccione el nombre del participante y asígnele una sala diferente.
  • Eliminar sala – Esta opción eliminará la sala de descanso que haya seleccionado. Sin embargo, no elimina los participantes de esa sala de la reunión. Una vez que se elimina una sala, sus participantes se colocarán de nuevo en la cola para que se les asigne otra sala de reuniones.
  • Recrear – Esta opción le permite empezar de cero recreando aleatoriamente sus salas para grupos y colocando a los participantes en las salas automáticamente. O puedes recrear manualmente las salas de descanso.

Configurar las opciones de la sala de grupo

Dentro del panel de la sala de grupo hay un menú de opciones con características que te ayudarán a dar forma a la experiencia de la sala de grupo. Estas opciones incluyen:

  • Mover a todos los participantes a las salas para grupos: esta opción mueve automáticamente a todos los participantes a una sala para grupos cuando se selecciona la opción Abrir todas las salas, lo que permite crear salas para grupos sobre la marcha.
  • Configurar un temporizador – Puede poner las salas para grupos en un temporizador que obligue a todos a volver a la sesión principal cuando el temporizador caduque. Esta opción es ideal para actividades de grupo o sesiones de lluvia de ideas.
  • Cuenta atrás después de cerrar las salas para grupos – Esta opción ofrece a los participantes de las salas para grupos una cuenta atrás visible de cuándo volverán a la sesión principal, lo que da a los participantes el tiempo que necesitan para concluir la discusión.
  • Permitir que los participantes vuelvan a la sesión principal en cualquier momento – Esta opción da a los participantes la posibilidad de volver a la sesión principal sin limitaciones de tiempo.

Gestión de las salas de grupos

Una vez que todos los participantes estén en sus salas de grupos, estas características pueden ayudarle a controlar el ritmo y el flujo de las sesiones:

  • Auto-selección de una sala para grupos (NUEVO) – Un anfitrión puede crear salas para grupos y, dentro de su reunión, dar a los participantes la posibilidad de auto-seleccionar la sala a la que desean unirse sin necesidad de intervención del anfitrión.
  • Salas de visita – Como anfitrión o co-anfitrión puedes saltar entre diferentes salas para grupos.
  • Transmitir un mensaje – Envía un mensaje a cada sala de grupo. Esta función es útil si quiere dar a sus participantes un aviso para que concluyan sus discusiones, por ejemplo.
  • Cerrar todas las salas – Cuando esté listo para concluir sus sesiones de grupo, puede hacer clic en “Cerrar salas”, lo cual notificará a los participantes que deben volver a unirse a la sesión principal.
  • Enviar a los participantes de nuevo a los grupos de discusión – Una vez que se cierra una sesión de grupo, siempre se puede decidir volver a dividir a los participantes. Esto es útil para clases o eventos más largos, porque puedes dividir a los participantes tantas veces como quieras.
  • Responder a las solicitudes de ayuda – Los participantes de los grupos pueden hacer clic en el icono “Solicitar ayuda” para invitar al anfitrión a unirse a su grupo para recibir ayuda. El anfitrión recibirá una notificación y podrá entrar en esa sesión.

También es importante recordar que si la reunión se graba en la nube, sólo se grabará la sala principal, independientemente de la sala en la que se encuentre el anfitrión de la reunión. Si se está utilizando la grabación local, se grabará la sala en la que se encuentra el participante que está grabando. Múltiples participantes pueden grabar localmente.

El número máximo de participantes en una sola sala para grupos depende de la capacidad de la reunión, del número de salas para grupos creadas y de si los participantes se asignan durante la reunión o antes de ella.

Participar en una sala de grupo

Como participante en una sala de descanso, tienes capacidades similares a las de una reunión regular. Estas incluyen:

  • Auto-selección de la sala de reuniones – Ahora puede seleccionar la sala de reuniones a la que desea unirse, si el anfitrión ha habilitado esta función. Esto significa que los participantes de la reunión pueden moverse libremente entre las salas para grupos sin que el anfitrión tenga que asignarles una. Nota: Tanto el organizador de la reunión como los participantes deben estar en el Zoom 5.3.0 o posterior para poder seleccionar por sí mismos las salas para grupos.
  • Pantalla compartida – Puede compartir su pantalla en una sala para grupos como lo haría en una reunión normal. Sin embargo, el anfitrión debe permitir que los participantes compartan sus pantallas en las salas para grupos.
  • Chat durante la reunión – También puede utilizar la función de chat de la sala de reuniones para enviar mensajes a otros participantes de la sala o compartir enlaces, contenido e ideas.
  • Pedir ayuda al anfitrión – Esta función es exclusiva de las salas para grupos y le permite ponerse en contacto con el anfitrión para comunicarle que necesita ayuda dentro de la sala para grupos. El anfitrión puede responder inmediatamente uniéndose a la sala para grupos o enviar un mensaje a los participantes informándoles de que les ayudarán cuando estén disponibles.

Únase desde un dispositivo de Zoom Rooms

También acaban de añadir la posibilidad de unirse a las salas para grupos pequeños desde los dispositivos  de las Zoom Rooms o salas de Zoom. Aunque las Salas de Zoom no pueden iniciar sesiones en las Salas de grupos, pueden ser añadidas como participantes de las Salas de grupos pequeños cuando un anfitrión inicia una sesión de grupo. Los participantes de las Salas de Zoom pueden unirse y salir de la sesión y ver quién más está en su sesión de grupo.

Esto es especialmente útil para los educadores que utilizan las aulas habilitadas para las Salas de Zoom y desean aprovechar la función de las Salas para actividades de grupo. También planean apoyar a las salas de grupos en Zoom Rooms para Windows, Mac y Zoom Rooms for Touch más adelante este año.

Capacidad adicional de las salas de grupos

Las organizaciones que deseen disponer de más salas para grupos deben ponerse en contacto con su representante de cuenta de Zoom para acceder a salas para grupos con capacidad para 100 personas en una reunión y la posibilidad de asignar hasta 1.000 personas entre esas salas.

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